15 redenen om de AV’s overdag te houden!

8 januari 2024

De consensus is breed onder de syndici om te denken dat een Algemene Vergadering ’s avonds niet meer van deze tijd is.

Zoals iedereen het ondertussen weet, is syndicus een knelpuntberoep in België. Eén van de reden is de lange dagen en het avondwerk. Als syndicuskantoor heb je niet alleen veel moeite om medewerkers te vinden die nog AV’s wil en kan houden, maar als die nog avondwerk of weekendwerk moet verrichten wordt de opdracht bijna onvervulbaar.

Na zijn volle en drukke dagtaak op het kantoor moet de syndicus nog lange overuren werken om algemene vergaderingen ’s avonds te houden. Het betekent een zwaar bijkomende werklast voor de syndicus en/of zijn medewerkers.

Voor de mede-eigenaars gebeurt dit natuurlijk maar één keer per jaar, en zij vinden die quasi normaal. Zij zitten comfortabel, drinken meestal iets in de zaal van het café en babbelen met de andere mede-eigenaars. Voor hen is dit leuk. Vaak komt nog de partner mee en het wordt een gezellige avond met de buren.

Het kan ook anders lopen natuurlijk… de gemoederen kunnen oplopen alsook de frustraties en men wil zijn gelijk halen… Uiteindelijk loop de algemene vergadering uit tot uren in de avond soms in de nacht. Bepaalde mede-eigenaars geraken hierbij gedegouteerd en komen niet meer opdagen voor latere AV’s met alle gevolgen voor het te behalen aanwezigheidsquorum.

De syndicus die dat elke dag moet meemaken (en soms ook op zaterdag) is op termijn uitgeput. Hij moet nog het verslag ter plaatse maken en laten ondertekenen. Sommige mensen willen nog een persoonlijke vraag stellen aan de syndicus en het loopt nog meer uit.

Erger nog, aan de kust worden bijna alle vergaderingen gehouden van de vrijdagavond tot de zondagavond. Dit mag je gerust anno 2023 als een abnormaliteit bestempelen. Blijkbaar hoort het bijwonen van een AV tot een weekend activiteit, terwijl diezelfde mede-eigenaren het doodgewoon vinden om voor hun appartement in het binnenland tijdens de week te vergaderen.

Voor medewerkers is er vaak een optie om deze uren te recupereren, maar het avondwerk blijft in ieder geval bijzonder vermoeiend, want het zijn lange en stressvolle uren na hun werkdag. De professionele syndicus zal vermoedelijk overuren nooit recupereren. Dat ook wordt vaak als normaal bestempeld…

Er zijn echter vele voordelen voor alle betrokkenen aan het overdag organiseren van de AV. Hieronder hebben we een 15-tal redenen en opmerkingen opgesomd om een AV overdag te houden en zodoende ook uw syndicus te sparen:

1. Voor de doorsnee mede-eigenaar is er maar 1 AV per jaar, voor de beheerder en zijn kantoor is het alle dagen.

2. Bij een vergadering tijdens de kantooruren zegt men dan: “Om dat uur? Maar dan werk ik!” Antwoord: “Maar ik ook Mevrouw, maar elke avond moet ik daarbij nog vergaderingen houden.”

3. Gemeentehuis, post, tandarts, apotheek, bank, notariaat, en andere dienstverlenende kantoren zijn veelal na 18u gesloten, waarom is de syndicus daar een uitzondering op?

4. 2-3 uurtjes – overdag – vrijmaken voor uw patrimonium die u 25 jaar lang afbetaalt, is toch de moeite. Is dit teveel gevraagd?

5. De school verwittigt dat uw kind ziek is en opgehaald moet worden: u vindt daarvoor altijd een oplossing, zelfs midden in de dag en zonder voorafgaandelijke kennis.

6. Een halve dag verlof nemen is ook de gelegenheid om andere activiteiten te doen of eindelijk een zaken te regelen die enkel overdag kunnen.

7. Een uurtje vroeger van het werk vertrekken en de volgende dag inhalen is toch altijd mogelijk? Heden bestaan flexibele formules en valt dit altijd te regelen.

8. Het is verstandiger over de aankoop van een nieuwe verwarmingsinstallatie van € 160.000 te beslissen om 17u00, dan om 21u45. De hersenen zullen efficiënter werken.

9. Een AV onder de middag met een broodje erbij! Waarom niet? Dit kan een waardevol alternatief zijn dat positief onthaald zal worden.

10. Een vergadering tijdens de kantooruren of op het einde van de namiddag zal zeker korter en dynamischer zijn.

11. Vergaderen tijdens de kantooruren geeft de syndicus de mogelijkheid om indien nodig contact op te nemen met zijn kantoor om indien nodig toelichtingen te bekomen bij bepaalde discussiepunten.

12. Tijdens een AV die om 19u00 begonnen is, zijn de mede-eigenaars voor een groot stuk aan het verteren. De beschikbare energie gaat naar de maag, niet naar de hersenen.

13. Jonge mede-eigenaars kunnen ’s avonds met een probleem van kinderopvang zitten.

14. Na een AV overdag, hebben de mede-eigenaars nog de hele avond vrij, om te genieten en om Netflix te kijken of zelfs op restaurant te gaan.

15. Uw favoriete beheerder(ster) beleeft ’s avonds nog de familiale momenten. Heel het jaar door is hij/zij daardoor efficiënter want gelukkiger.

Een goede verstaander heeft maar een half woord nodig…

(Bron: Property Today, editie 12)